Utiliser la messagerie interne Scribe / ENT

Dans les collèges et lycées de l’académie de la Réunion, l’ENT contient une messagerie interne qui peut être utilisée par les personnels enseignants et administratifs, les élèves et leurs responsables.

Préambule

Avantages

  • Permet aux membres d’un établissement de communiquer entre eux, avec des listes de diffusions prédéfinies,
  • Permet aux enseignants de séparer :
    • les échanges professionnels (messagerie académique),
    • et les échanges pédagogiques (messagerie interne),
  • Évite aux enseignants de faire créer des messageries personnelles aux élèves, ce qui est normalement de la responsabilité parentale.

Inconvénients

  • Une messagerie supplémentaire…
  • Une taille très limitée…

Accéder à la messagerie

Dans l’ENT, Onglet « Mes applications », Item « Ma messagerie »

ENT - Mes Applications

Remarque : un compteur de messages non lus s’affiche pour les deux messageries : académique et interne.

Paramétrage de l’adresse / du domaine de messagerie pour les enseignants

Avant d’utiliser la messagerie, il convient de réfléchir au paramétrage de son domaine. En l’état actuel, les messages peuvent être échangés uniquement :

  • à l’intérieur du domaine de messagerie interne de l’établissement,
  • vers les messageries autres qu’interne, mais les messages dans le sens contraire ne seront pas distribués. Ce paramétrage pourrait évoluer sur demande du chef d’établissement et selon tests.

Les différents domaines

Messagerie interne Scribe ENT

Le choix du domaine de messagerie peut être fait par chaque enseignant, voir ci-dessous ou par l’équipe TICE.

Adresse personnalisée

Si l’adresse personnalisée est renseignée avec l’adresse académique :
  • les élèves voient dans l’annuaire et écrivent sur l’adresse académique,
  • mais l’enseignant ne peut répondre à l’élève ! (l’adresse de réponse de l’élève est fausse et même la vraie adresse de messagerie interne ne sera pas distribuable),
  • c’est pourtant souvent le paramètre par défaut…
Avec une adresse personnalisée autre qu’académique :
  • Selon le paramétrage de la messagerie des élèves, ils pourront ou non écrire à l’enseignant et celui-ci ne pourra jamais répondre à ses élèves.

Adresse locale internet

  • l’enseignant reçoit et répond aux messages envoyés avec les adresses de l’établissement,
  • il peut aussi écrire sur toutes les adresses, mais ne pourra recevoir de réponse…

Adresse locale restreinte (paramétrage conseillé)

  • le professeur reçoit et répond aux messages envoyés par les adresses de l’établissement uniquement,
  • il peut aussi écrire sur toutes les adresses académiques, mais ne pourra recevoir de réponse…

Avec une adresse locale, l’enseignant devra aller dans son ENT pour consulter sa messagerie.

Aucune adresse

= aucune messagerie…

Paramétrage par chaque enseignant

Le changement d’adresse/domaine est accessible à chaque enseignant dans l’ENT, Onglet « Mes applications », Item « Gestion des élèves/devoirs », dans « Préférences / Mail ».

GestionElevesDevoirs - Préférences

Astuces : Dans l’application « Gestion des élèves/devoirs », l’enseignant peut modifier le champ identité pour ne pas rendre visible son prénom.
S’il veut utiliser son adresse académique, il peut mettre la version “courte”, de type <identifiant>@ac-reunion.fr.

Utiliser la messagerie interne

Sur les serveurs Scribe / ENT actuels (version 2.2), l’application de messagerie interne est « SquirrelMail ». Cela changera avec la prochaine version 2.3 qui sera installée avant la fin de l’année 2013.

Pour envoyer un message, cliquer sur « Composer ».

SquirrelMail - Boite de réception

Chercher les destinataires

Pour rechercher une adresse, cliquer sur le BOUTON « Adresses » (et non le lien « Adresses » en haut…)

SquirrelMail - Composer

Saisir le nom et le prénom du destinataire.

SquirrelMail - Adresses

Comme dans tout logiciel de mél, on peut envoyer :

  • en destinataire principal en cliquant sur « À » (« To » en anglais),
  • en copie en cliquant sur « Copie à » (« Cc = Carbon copy » en anglais),
  • et en copie cachée (les autres destinataires, principaux et en copie, ne verront pas l’adresse des destinataires cachés) en cliquant sur « Copie cachée à » (« Bcc = Blind carbon copy » en anglais).

Il est possible d’avoir plusieurs destinataires sur chaque ligne, qui seront séparés par une virgule.

A qui écrire ?

Potentiellement toute personne de l’établissement peut recevoir des messages. S’en assurer quand même auprès des destinataires et de l’équipe TICE…

Les listes de diffusion

De même que l’on peut écrire à des utilisateurs individuelles, les adresses peuvent être des adresses de listes, dont voici les principales :

* classe : au format  »6emea@i-<étab>.ac-reunion.fr » mais attention aux noms assez variables,
* option (= regroupement d’élèves) : au format  »3techabc@i-<étab>.ac-reunion.fr » mais attention aux noms assez variables,
* groupe particulier : au format  »nomgroupe@i-<étab>.ac-reunion.fr »,
* professeurs d’une classe : au format  »profs-6emea@i-<étab>.ac-reunion.fr »,
* professeurs d’une matière : au format  »maths@i-<étab>.ac-reunion.fr » mais attention aux noms exacts des matières.

Des pièces jointes ?

A éviter, car cela peut bloquer la messagerie des utilisateurs, voir paragraphe « Quota de messagerie » ci-dessous.

Quota de messagerie

Chaque utilisateur a un quota de l’espace disque disponible sur le serveur qui est réglé par l’équipe TICE.

La messagerie n’est pas comprise dans le quota d’un utilisateur mais fait l’objet d’un autre quota, qui est par défaut très réduit : l’espace total (courrier reçu et envoyé) est de 20 Mo, ce qui est très peu !

Les utilisateurs de la messagerie doivent donc :SquirrelMail - Vider Poubelle

  • SUPPRIMER régulièrement TOUS les dossiers de la messagerie : Réception ET Envoi, et VIDER la poubelle !
  • éviter absolument l’envoi de pièces jointes.

Remarque : il peut arriver que l’envoi de pièce jointe à une liste n’arrive que partiellement ou pas du tout aux destinataires, sans que l’expéditeur en soit averti !

Pour diffuser des documents, la bonne pratique est de déposer ces documents dans le partage ad-hoc et éventuellement d’avertir les destinataires par messagerie.

Que faire en cas de spam sur la messagerie interne ?

SPAM ou pourriels = messages non désirés, souvent répétés, cf http://fr.wikipedia.org/wiki/Spam

Avec la messagerie interne, l’identifiant de l’envoyeur est connu… mais il est possible que le compte ait été usurpé par un autre utilisateur…

Dans tous les cas, avertir l’élève, son professeur principal et l’équipe TICE de l’établissement pour :

  • un rappel de la charte informatique de l’établissement (la charte ENT que signe tout utilisateur en est un complément),
  • en cas d’usurpation, un changement du mot de passe de l’élève.

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