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applications:cdt:nouvelleannee

Cahier de textes : nouvelle année

Fin d'année scolaire

  • (Éventuellement) Sauvegarder la totalité du cahier de textes avec Utilitaires & Maintenance / Sauvegarde et stocker les données quelque part, par précaution, car les données sont sauvegardées avec l'ensemble des données du serveur Scribe.

Procédure

En début d'année, avec le compte admin, l'administrateur doit importer dans le cahier de textes, les données de l'établissement :

  • la structure :
    • obligatoire,
    • se fait depuis STSWeb,
    • 1 seule procédure appelée ci-dessous Importation de la structure.
  • les emplois du temps
    • facultatif mais évite aux enseignants de saisir leur emploi du temps,
    • se font généralement toutes les deux depuis le logiciel EDT,
    • il existe 2 procédures possibles différentes appelées ci-dessous Importation des emplois du temps.

Il est conseillé de prendre connaissance de la totalité du document avant de commencer l'importation dans CDT.

Changement d'année

  • Mise à jour / Changement d'année scolaire puis sur le lien qui suit “Archiver l'année précédente” ou directement avec les étapes suivantes :
  1. Utilitaires & Maintenance / Archivage année écoulée
    • Nommer l'archive, par exemple CDT 20xy-20xz
    • Cocher ATTENTION - Cocher cette option uniquement en cas de nouvelle année scolaire.
    • Valider la création de l'archive.
  2. Gestion / Gestion des dates de vacances, rentrer les dates de début et fin d'année scolaire, puis Enregistrer
  3. Gestion / Définition des dates de l'année scolaire (2013-2014), rentrer les vacances scolaires en suivant le calendrier http://www.ac-reunion.fr/outils/infos-pratiques/calendrier-scolaire.html
  4. Gestion / Gestion de la programmation des semaines en alternance, puis
    • Créer une nouvelle programmation (nouvelle année scolaire ou première installation) puis Continuer
    • Modifier la programmation de l'année scolaire en cours pour adapter l'alternance, en particulier à la reprise de chaque période de vacances.

L'application est alors prête à recevoir l'importation des fichiers de structures et emplois du temps.

Préparation

STSWEB - pour importation de la structure

Dans STSWEB, avec un compte de personnel de direction ou droit délégué par un personnel de direction :

  • Choisir l'année scolaire (qui peut être encore en préparation, ce n'est pas bloquant)
  • Vérifier et modifier si besoin les libellés des divisions qui vont être utilisés dans le cahier de texte (et aussi dans l'annuaire AAF de Scribe)
  • Dans Export emplois du temps, exporter le fichier sts_emp_<RNE>_Année.xml.
  • Ce fichier contient les professeurs, les matières, les classes mais pas les emplois du temps…

EDT - par fichiers iCal (conseillé)

L'export se fait dans EDT (poste avec licence en modification).

Réglage de l'heure

Pour éviter un décalage des heures dans les emplois du temps, il faut paramétrer correctement EDT.

Attention ! Un décalage de deux heures sur vos emplois du temps peut se produire à l'export en cas de mauvais paramétrage de votre part. Il faut cocher “Ne pas se référer aux fuseaux horaires”. (information donnée dans l'interface de CDT, consulter aussi la capture d'écran d'EDT qui figure sur la page d'importation de CDT)

Le problème ayant persisté malgré ce réglage, un administrateur l'a résolu, “en changeant le fuseau horaire du serveur EDT en gmt+0, j'ai fait l'import puis j'ai remis le fuseau horaire en gmt+4. maintenant les emplois du temps correspondent bien.” (Nazir Baiyante)

Export d'EDT

(information donnée dans l'interface de CDT)

- Version 2009, utilisez la commande Fichier > Import/Export > Exporter les emplois du temps au format Ical depuis les Emplois du temps des Professeurs.

- Versions 2010, 2011 et 2012, l'export Ical est disponible dans l'onglet Gestion par semaine / Professeurs / afficher l'emploi du temps à la semaine / imprimer. Ne pas oubliez de sélectionner toutes les ressources à imprimer, de sélectionner la sortie Ical et de choisir au moins 3 semaines d'impression consécutives. Ce dernier choix se fait en bas de l'écran d'EDT, sur une barre avec des petits rectangles où chacun indique une semaine et il faut donc en sélectionner 3 consécutifs.

Exportez tous les emplois du temps (qui vous intéressent !).

Compressez tous ces fichiers (et pas le répertoire contenant ces fichiers) en un seul et même fichier zip.

EDT - par fichiers .xml (maintenant déconseillé)

Dans EDT (2010 minimum, poste avec licence en modification) :

  • Fichier / Imports/Exports / avec STSWEB / Récupérer les données des profs : Importer le fichier sts_emp_RNE_Année.xml avec rapprochement des données pour éviter les doublons.
  • Fichier / Imports/Exports / avec STSWEB / Exporter avec l'assistant : Ceci passe par une vérification délicate de la structure, des services, etc.
  • Renommer le fichier EDT_vers_STS_<RNE>_Année.xml obtenu en emp_sts_<RNE>_Année.xml. Ce fichier doit avoir approximativement une taille double du fichier sts_emp_<RNE>_Année.xml.

Importation(s) dans le cahier de textes

Importation de la structure (obligatoire)

Dans le cahier de textes, Importation de données depuis SCONET /STSWeb propose successivement :

Étape d'importation des utilisateurs

Si le cahier de textes a déjà reçu des données et donc des professeurs, il faut vérifier soigneusement l'importation.

  • Le champ %NAISSANCE% ne concerne que la création des mots de passe d'accès direct au cahier de textes, ce qui n'est pas possible avec cette version intégrée dans l'ENT
  • Changer éventuellement le format %PRENOM%.%NOM% selon le format d'identifiant choisi pour les importations des professeurs dans Scribe
  • Actualiser, les mots de passe pour les logins reconnus passent à “déjà renseigné”
  • Pour certains professeurs, il faut associer les Logins proposés par l'importation et les logins enregistrés dans la base. Pour cela, décocher la ligne du professeur et choisir dans la case Login l'identifiant qui convient.

Étape d'importation des matières

Normalement, sans problème. N'essayez pas de supprimer certaines matières qui vous sembleraient inutiles, cela stoppera malheureusement le script d'importation !

Étape d'importation des classes

Vérification des groupes natifs

Vous ne devriez avoir que :

  • classe entière,
  • groupe_a, groupe_b, dont le libellé pourra être renommé ultérieurement en Groupe 1, Groupe 2 pour éviter la confusion avec les semaines.
  • groupe_réduit.

Étape d'importation des groupes

Étape cruciale qui traite les créneaux horaires des groupes, à l'intérieur d'une classe. Selon ce qui a été renseigné dans EDT, vous devrez vérifier que chaque Indication (matières_classe) est bien affectée (et éventuellement modifier) :

  • groupe_a, groupe_b : ces groupes concernent un partage d'une classe en 2 groupes. Ils vont donc obligatoirement par 2.
  • groupe_réduit : décrit une option suivie par certains élèves. Peut donc être isolé.
  • classe entière : ne devrait pas être choisi

Importation des emplois du temps (facultatif) - par import iCal (conseillé)

Dans le cahier de textes, Importation des emplois du temps depuis EDT ou UDT demande de fournir le fichier .zip contenant les emplois du temps.

Aucun paramétrage n'est nécessaire !

Importation des emplois du temps (facultatif) - par import .xml (déconseillé)

Cette importation se fait obligatoirement en même temps que l'importation de la structure !

Étape d'importation des regroupements

Ces regroupements sont des créneaux horaires qui concernent plusieurs classes. Pour vérification, sur chaque ligne est affiché l'identifiant du professeur concerné

Étape d'importation des emplois du temps (paramétrage)

  • Choisir les dates pour alterner correctement les semaines A et B, à reprendre ensuite avec les vacances…
  • Je souhaite désactiver les heures de cours déjà présentes dans le cdt mais non retrouvées devra généralement resté coché. Cela ne supprime aucune fiche de travail fait en classe (table travail) ni aucune fiche de travail donné à faire (table agenda) mais évite de conserver dans les emplois du temps des créneaux horaires qui viennent d'une précédente importation et sont soit obsolètes soit non retrouvés…
  • Rentrer la date de début de validité des heures insérées ou mises à jour : date d'entrée en service de l'emploi du temps qui peut être antérieure à la date du jour pour permettre une saisie a posteriori si l'admin a été en retard !

Cette importation fournit un rapport détaillé en haut de la page Importation de données depuis SCONET /STSWeb.

Quelle importation des emplois du temps choisir ?

  • Au format iCal :
    • + plus simple, moins de paramétrage,
    • + récupère plus de créneaux horaires,
    • - sensible aux noms de classes et groupes qui doivent être identiques dans Scribe et EDT
    • - rarement, ne reconnait pas un compte déjà présent (s'il a été modifié entre temps),
    • - demande à chaque enseignant d'importer son emploi du temps parmi ceux qui ont été importé par l'admin, une documentation pour enseignant a été mise en ligne sur http://infometice.ac-reunion.fr/wordpress/applications-services/applications/cdt/.
  • Au format .xml :
    • + donne plus d'informations,
    • + peu sensible aux noms de classes et groupes car la correspondance est faite lors du rapprochement EDT / STS
    • - demande plus de paramétrage,
    • - rarement, importe des créneaux horaires mais ceux-ci ne s'affichent jamais pour les utilisateurs !

Peux-t-on importer les emplois du temps en plusieurs fois ?

Oui !

  • Les créneaux horaires ont une date de début et une date de fin dans l'année.
  • Si un créneau horaire n'est pas retrouvé lors d'une importation, sa date de fin est avancée à la date du jour. Il ne sera donc pas supprimé dans les affichages passés mais n'apparaitra plus dans le affichages futurs.
  • Ces importations sont à faire en tout début d'année. Ensuite, il parait préférable de faire faire les modifications manuellement par chaque enseignant.

==== Documentation

applications/cdt/nouvelleannee.txt · Dernière modification: 2014/09/02 11:32 par lbrillard