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Messagerie pédagogique (interne) de Scribe / ENT

Dans les collèges et lycées de l'académie de la Réunion, l'ENT contient une messagerie interne qui peut être utilisée par les personnels enseignants et administratifs, les élèves et leurs responsables.

Cet article complète l'article sur http://tice974.ac-reunion.fr/utiliser-la-messagerie-interne-scribe-ent/ pour les enseignants.

Paramétrages de l'adresse / du domaine de messagerie

En l'état actuel, les messages peuvent être échangés uniquement :

  • à l'intérieur du domaine de messagerie interne de l'établissement,
  • vers les messageries autres qu'interne, mais les messages dans le sens contraire ne seront pas distribués. Ce paramétrage pourrait évoluer sur demande du chef d'établissement et selon tests.

Domaine pour les enseignants

Adresse personnalisée (paramétrage déconseillé)

Si l'adresse personnalisée est renseignée avec l'adresse académique :

  • les élèves voient dans l'annuaire et écrivent sur l'adresse académique,
  • mais l'enseignant ne peut répondre à l'élève ! (l'adresse de réponse de l'élève est fausse et même la vraie adresse de messagerie interne ne sera pas distribuable),
  • c'est pourtant souvent le paramètre par défaut lors des importations…

Avec une adresse personnalisée autre qu'académique :

  • Selon le paramétrage de la messagerie des élèves, ils pourront ou non écrire à l'enseignant et celui-ci ne pourra jamais répondre à ses élèves.

Attention, renseigner une adresse personnalisée désactive l'accès à la messagerie académique, qui affichera alors le message d'erreur IMAP LOGIN FAILED :

Aussi il est recommandé de paramétrer les importations avec “Adresse locale restreinte”.

Adresse locale internet

  • l'enseignant reçoit et répond aux messages envoyés avec les adresses de l'établissement,
  • il peut aussi écrire sur toutes les adresses, mais ne pourra recevoir de réponse…

Adresse locale restreinte (paramétrage conseillé)

  • le professeur reçoit et répond aux messages envoyés par les adresses de l'établissement uniquement,
  • il peut aussi écrire sur toutes les adresses académiques, mais ne pourra recevoir de réponse…

Avec une adresse locale, l'enseignant devra aller dans son ENT pour consulter sa messagerie.

Aucune adresse

= aucune messagerie…

Paramétrage par chaque enseignant

Le changement d'adresse/domaine est accessible à chaque enseignant dans l'ENT, Onglet Mes applications, Item Gestion des élèves/devoirs, Préférences, Mail

Astuces : Dans l'application Gestion des élèves/devoirs, l'enseignant peut modifier le champ identité pour ne pas rendre visible son prénom.
S'il veut utiliser son adresse académique, il peut mettre la version “courte”, de type <identifiant>@ac-reunion.fr.

Domaine pour les élèves

2 domaines possibles :

domaine restreint "i-<etablissement>.ac-reunion.fr" (paramétrage conseillé)

  • envoi et réception de et vers des adresses internes,
  • envoi possible vers les adresses académiques des enseignants mais pas de réponse directe possible…

domaine internet "<etablissement>.ac-reunion.fr"

  • envoi et réception de et vers des adresses internes,
  • envoi possible vers toutes les adresses (…) mais pas de réponse directe possible…

Domaine pour les responsables

Les domaines possibles pour les responsables sont les mêmes que pour les enseignants, avec les mêmes limitations.

Scenarii possibles - politique d'établissement

Par exemple suite à un comité de pilotage ENT, l'établissement peut décider de la configuration de messagerie proposée aux enseignants et imposée aux élèves.

  • messagerie interne uniquement,
  • ou ouvrir la messagerie sur l'extérieur avec les inconvénients que cela pose.

L'objectif d'utilisation peut être uniquement pédagogique, dans ce cas, le fonctionnement en messagerie interne uniquement est adapté.

Une fois le choix fait, il est nécessaire d'avertir les usagers des réglages et possibilités, au besoin en renvoyant vers l'article Tice974.

Dans tous les cas, le référent de la DSI5 est là pour apporter des conseils si besoin.

Commande pour changer le domaine des utilisateurs

Dans l'EAD, en admin

  • régler dans les paramètres d'importation des différents utilisateurs pour tous les nouveaux comptes,
  • et dans Gestion, Edition groupée, par catégorie d'utilisateurs pour les comptes existants. Attention, l'édition groupée est connue pour se bloquer selon le nombre de comptes à traiter ; le cas échéant procéder par classes pour les élèves.

Listes de diffusion

La messagerie est couplée à des listes de diffusion par :

  • classe : au format 6emea@i-<étab>.ac-reunion.fr mais attention aux noms assez variables,
  • option (= regroupement d'élèves) : au format 3techabc@i-<étab>.ac-reunion.fr mais attention aux noms assez variables,
  • niveau : au format n6@i-<étab>.ac-reunion.fr,
  • groupe particulier : au format nomgroupe@i-<étab>.ac-reunion.fr,
  • professeurs d'une classe : au format profs-6emea@i-<étab>.ac-reunion.fr,
  • professeurs d'une matière : au format maths@i-<étab>.ac-reunion.fr mais attention aux noms exacts des matières,
  • tous les professeurs : professeurs@i-<étab>.ac-reunion.fr
  • tous les élèves : eleves@i-<étab>.ac-reunion.fr
  • tous les administratifs : administratifs@i-<étab>.ac-reunion.fr

Dans ces listes, il ne manque qu'une liste des professeurs principaux, ce qui peut être fait par l'“admin” en constituant un groupe dans l'EAD.

Annuaire de la messagerie interne

Il comprend :

  • des adresses individuelles
    • des élèves : au format de leur identifiant, en général prenom.nom@i-<étab>.ac-reunion.fr,
    • des enseignants et administratifs : à l'adresse qu'ils ont paramétrée !
  • des adresses de groupes, qui correspondent aux listes de diffusion.

Pour consulter l'annuaire de la messagerie Squirrelmail (Scribe 2.2) :

  • Accéder à la messagerie,
  • Cliquer sur Composer (un message) puis sur le BOUTON Adresses,
  • Il est alors possible de faire une recherche.

Pour consulter l'annuaire de la messagerie Roundcube (Scribe 2.3) :

  • Accéder à la messagerie,
  • Cliquer sur Carnet d'adresses.

Quota

La messagerie d'un utilisateur n'est pas comprise dans le quota d'un utilisateur.

Le quota d'espace disque de la messagerie de chaque utilisateur est fixé dans gen_config. Par défaut, l'espace total (courrier reçu et envoyé) est de 20 Mo, ce qui est très peu !

Il faut donc inviter les utilisateurs de la messagerie interne à :

  • SUPPRIMER régulièrement TOUS les dossiers de la messagerie : Réception ET Envoi, et VIDER la poubelle !
  • éviter absolument l'envoi de pièces jointes.

Si votre établissement souhaite utiliser la messagerie interne, il faudra :

  • augmenter le quota individuel dans gen_config, en demandant à votre référent DSI5,
  • avertir les utilisateurs de ce quota limité et les inciter à supprimer régulièrement les messages reçus ET envoyés.

Pièces jointes ?

Attention, vu le quota très faible, la messagerie n'est absolument pas faite pour diffuser des documents par pièces jointes !
Il arrive que cela bloque la messagerie des utilisateurs. Dans ce cas, les messages par listes semblent continuer à partir ; dans la pratique, ils peuvent ne jamais arriver et l'expéditeur n'en sera pas averti…

La bonne pratique consiste à déposer les documents dans les partages voulus,

  • soit manuellement,
    • depuis un poste de l'établissement en utilisant les partages,
    • ou avec l'application “Mes dossiers” de l'ENT,
  • soit automatiquement,
    • avec l'application “Gestion-Postes” depuis un poste Windows de l'établissement,
    • ou avec l'application “Gestion des élèves/devoirs” de l'ENT.

La messagerie peut venir en complément pour informer ou discuter.

Relever en POP3 ?

Par défaut, le relevé de la messagerie en POP3, avec un logiciel “courrielleur” comme Thunderbird, n'a jamais été paramétré dans gen_config et testé. Cela reste déconseillé…

Des alternatives à la messagerie ?

Sans passer par la messagerie, il est parfois plus simple de copier un document dans un dossier partagé… cf http://tice974.ac-reunion.fr/les-dossiers-partages-du-serveur-scribe/.

D'autres outils de l'ENT peuvent aussi permettre les échanges : cours en ligne Moodle et son forum par exemple.

Remplissage de la messagerie de l'admin

La messagerie de l'admin reçoit de nombreux messages du serveur !

Ligne de commande pour vider cette boite (en “root”) :

# find /home/mail/admin/cur/ -type f -name "*" -exec rm {} \;
applications/messagerie-interne.txt · Dernière modification: 2018/04/19 09:45 par lbrillard