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scribe:comptes:importations

Importation = création des comptes utilisateurs Scribe

La gestion des comptes des utilisateurs Scribe est un important travail de “secrétariat” !

Documentation de référence pour 2018 (identique a 2017)

En amont

La gestion des comptes d'utilisateurs doit se faire en relation avec :

  • la personne qui gère la base STS pour les enseignants,
  • la/les personnes qui gèrent la base Siecle (ex-Sconet) pour les élèves et les parents.

Il est important que la base Siecle soit gérée avec la plus grande rigueur, de préférence par peu de personnes.

Quelques problèmes courants venant de Siècle - Base élèves :

  • Des frères et sœurs sont inscrits et les responsables sont créés en double ⇒ les parents auront 2 comptes, 1 pour chaque enfant !
  • Une information qui conditionne l'identification de la personne (orthographe du nom ou du prénom, date de naissance) change ⇒ création d'un nouveau compte et l'ancien compte n'est plus rattaché correctement !
  • Les groupes / options ont bien été créés dans STS mais si ces groupes ne sont pas peuplés des élèves individuellement dans Siècle - Base élèves, le partage n'aura aucun élève dans les groupes de Scribe / ENT.

Recherche de doublons

  • Pour les comptes de responsables, la recherche de doublons doit être une préoccupation constante de la Vie Scolaire et en dernier ressort de l'admin Scribe.
  • Outil Siecle : une recherche de doublons est proposée et doit être manipulée par la personne qui gère la base Elèves.
  • Il peut néanmoins subsister des faux doublons qu'il est intéressant de conserver dans un fichier de référence éventuellement annoté.

Autre documentation : http://ent.ac-reunion.fr/wordpress/wp-content/uploads/2011/04/correction-responsable-base-sconet.pdf

Création des comptes par importation AAF

AAF = Annuaire Académique Fédérateur est géré au niveau académique à partir des bases Siecle (élèves et responsables) et STS (personnels nommés dans l'établissement)

Les fichiers sont créés chaque soir et recopiés sur les serveurs Scribe vers 12h.

  • Dans l'EAD / Outils / Importation / Mise à jour des bases / AAF
  • Choisir l'une des 3 importations indépendantes :
    • élèves et responsables,
    • élèves seulement,
    • Enseignants et personnels administratifs.
  • Utiliser les fichiers xml dans le dossier perso/ENT_AAF de l'admin :
    • ENT_<RNE>_Complet_<Date>_Eleve_0000.xml pour les élèves,
    • ENT_<RNE>_Complet_<Date>_PersEducNat_0000.xml pour les personnels enseignants et administratifs,
    • ENT_<RNE>_Complet_<Date>_PersRelEleve_0000.xml pour les responsables.
  • Les préférences, qui sont conservées de la dernière importation, peuvent être modifiées (avec prudence !), en fonction des usages de l'établissement
    • Quota : toujours mettre des quotas, même largement calculés
    • Identifiants :
      • Rappel : l'identifiant Scribe sera utilisé :
        • pour ouvrir une session sur les postes intégrés au domaine de l'établissement ;
        • comme adresse de messagerie interne ;
        • comme nom de dossier dans l'application Distribution de documents, tant pour les enseignants que pour les élèves.
      • prenom.nom est conseillé pour les profils élèves et responsables pour faciliter l'identification et limiter les identifiants suffixés d'un numéro d'ordre, comme m.hoa314 ;
      • p.nnn ou prenom.nom peuvent être choisis pour les profils enseignants et administratifs
        Note : p.nom est pratique car il se différencie bien de prenom.nom attribué aux profils élèves et responsables ;
      • pnom est fortement déconseillé, car il peut entretenir une confusion avec l'identifiant académique, y compris pour les élèves.
    • Profil windows : pour les administratifs, le profil est par défaut à local, ce qui est adapté aux utilisateurs qui utilisent toujours le même poste, moins à ceux qui se déplacent (assistants d'éducation qui iraient en salle faire des surveillances par exemple). Si le profil est changé à obligatoire, il faudra créer les rôles administratifs pour chaque groupe de machines dans ESU.
    • Adresse mail, selon les usages prévus dans l'établissement, cf Messagerie pédagogique (interne) de Scribe / ENT
  • Télécharger le ou les fichiers
  • Attendre !
  • L'importation provoque une (courte) coupure de l'annuaire…

Ouverture des fichiers d'importation .csv avec LibreOffice

  • Récupérer le fichier .csv résultat de l'importation dans le dossier perso/importation de l'admin
  • A l'ouverture dans OpenOffice / LibreOffice d'un fichier d'importation .csv, dans l'écran Import de texte, choisir :
    • Jeu de caractères : Unicode (UTF-8)
    • Séparateur : ; seulement
    • Colonne Mots de passe (au minimum ou toutes les colonnes) : changer l'en-tête de Standard à Texte, cela évitera 2 problèmes :
      • la suppression du 0 initial d'un mot de passe : 012345 deviendrait 12345
      • la prise en compte d'un e comme séparateur d'exposant 123e3 deviendrait 123000

Importation en cours d'année

  • Les importations peuvent être faites régulièrement dans l'année dès que :
    • un nouveau personnel est nommé (et présent dans la base STS !),
    • un nouvel élève est signalé par la Vie Scolaire ou un professeur.
  • Le fichier .csv de résultat d'importation donne tous les identifiants mais seulement les nouveaux mots de passe et il n'y a aucun moyen de retrouver les mots de passe déjà distribués.

Importation de début d'année

  • Différence avec l'importation de mise à jour :
    • Pour les professeurs : supprime les informations d'équipes pédagogiques,
    • Pour les élèves : supprime les classes et options.
  • Pour les élèves et responsables, il est conseillé d'attendre que les bases soient suffisamment stabilisées
  • Pour les personnels, la remontée STS doit être faite le plus tôt possible après la rentrée, même incomplète, éventuellement avec une base EDT spécifique, expurgée des situations à problème qui seront traitées ultérieurement.
  • Les nominations se faisant administrativement au 1er septembre, les importations ne devraient pouvoir traiter ces cas qu'à partir de cette date mais la DSI essaie de fournir des fichiers partiellement actualisés avant cette date…
  • Pour que les professeurs soient bien affectés à des équipes pédagogiques, il faut que celles-ci aient été découvertes par une importation annuelle d'élèves.

Importation annuelle ou mise à jour ?

  • Une importation annuelle supprime les relations “élèves - classe et options” et “enseignants - classe et options” et les recrée selon les informations saisies dans Siecle et STS et transmises par les fichiers AAF. Seules les relations (classes et options) qui auraient été définies manuellement dans l'EAD ne seront pas conservées.
  • Une importation en mise à jour complète les relations sans les supprimer au préalable.
  • En début d'année, il est donc possible de faire des importations annuelles successives pour obtenir les bonnes affectations dans les partages.
scribe/comptes/importations.txt · Dernière modification: 2018/08/22 15:10 par cleon